- Prise rendez-vous en ligne
- Distribution de ticket à l'entrée
- Identification des visiteurs
- Orientation par communication dynamique
- Adapté à toutes les tailles de mairie
- Enquête de satisfaction
Une seule solution pour l’accueil des citoyens
Simplifiez la réception des citoyens dans votre mairie à l’aide de notre solution Orion qui fluidifie son passage dans votre mairie.
Bénéfices
- Simplifie la prise en charge du citoyen lors de sa visite
- Réduit le temps d’attente
- Identifie et accueille les rendez-vous
- Gère également les visiteurs spontanés
- Informe sur l’offre de service
Remplissez le formulaire et vous serez recontacté par un de nos experts en gestion de l’accueil en mairie.
Fonctionnalités
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Prise de rendez-vous en ligne
Orion Rendez-vous permet d’offrir la prise de rendez-vous en ligne directement sur votre site internet.
Nous proposons une offre d’hébergement si votre mairie n’a pas de site internet.
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Gestion des évènements
Grâce à Orion Rendez-vous, vous pouvez gérer l’organisation des évènements ouverts au public.
Fonctionnalités :
- S’intègre sous forme d’iframe dans votre site internet.
- Plusieurs choix de trie pour trouver l’évènement qui convient.
- Choix des champs du formulaire d’inscription.
- Paiement à l’inscription.
- Identification des inscrits par QRCode envoyé dans l’email de confirmation.
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Gestion de l’attente
Avec la suite logicielle en mode SaaS Orion vous accueilliez et gérez le flux de visiteur avec et sans rendez-vous de façon harmonieuse.
Les usagers sont pris en charge dès leur arrivée et orienté tout au long de leur parcours.
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Ticket digital et papier
Grâce à la suite Orion, vous donnez la possibilité aux citoyens de prendre un ticket digital depuis leur smartphone. Avec sa fonction d’heure d’appel prévu et de notification avant appel, le citoyen peut attendre où il veut, il n’est pas obligé de rester sur place.
Et pour satisfaire tout le monde, les citoyens peuvent aussi prendre un ticket SMS ou un traditionnel ticket papier.
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Borne interactive
La solution Orion offre la possibilité de réaliser l’accueil en libre service grâce à nos bornes interactives.
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Accueil à distance en visio
Gérez facilement l’accueil des usagers dans les annexes ou maisons de services (maisons France Service, PIMMS…) via des visio-guichets. Mettez en relation vidéo les citoyens qui se présentent avec un agent du siège ou d’une autre annexe pour rendre vos services accessibles dans tous les territoires.
Le ticket digital visioconférence est aussi une solution de primo accueil accessible directement depuis un smartphone. En effet, en cas de déplacement difficile, il permet aux citoyens de rentrer en contact avec un agent grâce au scan d’un QR code avec un smartphone où qu’ils se trouvent.
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Luttre contre l’illectronisme
Mettez à disposition une borne qui permet de consulter les sites internet de services publics, d’imprimer et de scanner des documents. En libre service ou avec l’aide d’un agent, ces bornes interactives sont des outils efficace pour lutter contre l’illectronisme.
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Accessibilité
Nos solutions logicielles et matérielles sont conçues pour faciliter l’accueil des personnes à mobilité réduite, à handicap auditif ou visuel dans votre mairie.
Notamment : RGAA, borne adaptée PMR, retranscription de la parole…
Solution des RDV compatible avec l’ANTS
ESII a signé une convention de partenariat avec l’ANTS pour garantir la compatibilité de notre solution de rendez-vous avec la plateforme nationale des rendez-vous passeports et cartes d’identité. Notre solution digitale de prise de rendez-vous est certifiée conforme à tous les critères requis par le ministère de l’intérieur et l’ANTS.
Nos engagements
- Une solution complète de gestion de l’accueil en mode SaaS pour s’adapter à l’évolution de vos besoins.
- Des tickets papiers sans phénol, labellisés Imprim’Vert.
- Des solutions sans ticket papier et à faible consommation.
- Garantie de la confidentialité des entretiens
- Respect du RGPD
Nos clients témoignent
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Ville et Agglo de Pau France« Nous avons commencé avec la solution de rendez-vous d’ESII pour les prises de rdv pour les demandes de cartes d’identité… » -
Ville d’Amiens France« La mairie d’Amiens possède 6 sites équipés avec la solution Orion : 5 mairies et une Maison France Services. Au… » -
Mairie de Claret France« Nous sommes une petite commune de 1700 habitants et nous disposons d’une station biométrique pour la réalisation de passeports et… » -
Mairie de Saint-Denis France« Orion est une solution extrêmement simple ! La méthodologie m’a été expliquée : créer les structures, définir les plannings, les… »
Nous avons commencé avec la solution de rendez-vous d’ESII pour les prises de rdv pour les demandes de cartes d’identité et passeports. Aujourd’hui, la prise de rendez-vous couvre des périmètres variés : Guichet Unique, Maison de l’Habitat, Urbanisme et nous permet de mieux maîtriser les flux. Nous conservons également la possibilité de venir sans rdv, mais les passages sont catégorisés à but statistique. En 2022, nous avons reçu 27.773 usagers pour le seul périmètre des CNI / Passeports.
La mairie d’Amiens possède 6 sites équipés avec la solution Orion : 5 mairies et une Maison France Services. Au niveau des mairies, les postes d’agents d’accueil et de conseillères sociales, état civil, mariage, décès, PACS sont concernés.
Il y a 6 bornes au total, dont deux à la mairie centrale pour l’état civil et l’accueil administratif/social. Elles sont équipées d’un lecteur de QR code pour l’identification des RDV, et permettent aux visiteurs spontanés de prendre un ticket.
En 2022, de janvier à juin : 110 668 visiteurs reçus.
L’interface d’Orion est ergonomique et accessible. Le module de pilotage est vraiment bien, il permet, notamment, de connaitre la charge de travail des agents (nombre d’usagers reçus). La recherche des usagers ayant annulé les RDV est également une fonctionnalité très utile. L’historique est un outil nécessaire au quotidien pour justifier le nombre de RDV effectués.
Côté usager, il est très pratique pour eux de voir tous les créneaux disponibles sur tous les sites facilement et de pouvoir filtrer par site ou jour de la semaine. Ils apprécient également l’ergonomie de mail reçu qui permet d’annuler ou de dire qu’ils sont arrivés.
Nous sommes une petite commune de 1700 habitants et nous disposons d’une station biométrique pour la réalisation de passeports et de CNI. La solution de l’agenda en ligne est devenue une évidence étant donné le nombre d’appels et d’e-mails incalculable que nous recevions courant 2022.
Depuis l’installation, nous avons vu une réelle amélioration. Auparavant, nous avions beaucoup d’appels et beaucoup de demandes par e-mail. Les appels saturaient le standard de la mairie de Claret. La solution nous a évidemment permis d’être beaucoup plus libre puisque les usagers peuvent prendre un rendez-vous via notre site internet.
Orion est une solution extrêmement simple ! La méthodologie m’a été expliquée : créer les structures, définir les plannings, les utilisateurs, donner des droits. En une journée, il est difficile de tout voir, mais en deux jours c’est possible. Côté utilisateur j’ai fait une formation pour les collègues. Ils ont vite compris. Il y a eu quelque tâtonnement au début mais ils ont dit eux-mêmes que c’est simple d’utilisation.
La gestion des files d’attente permet d’éviter une perte de temps pour le citoyen. Les personnes qui viennent à la mairie ont d’autres obligations. Le fait d’avoir les rendez-vous, la gestion des files d’attente pour moi c’est une forme de respect pour les personnes afin qu’elles ne perdent pas de temps.
Le ticket virtuel est en ce sens un super service qu’on rend aux gens. D’une manière générale, il sert à optimiser le temps pour que nos citoyens ne perdent pas de temps. On n’est même pas obligé d’être présent.