Tickets
Configuration
Cette nouvelle version du module Réception reprend l’ensemble des paramètres déjà existants et introduit de nouveaux réglages spécifiques au niveau du poste de réception. Désormais, toutes les opérations de configuration seront centralisées dans le module Administration, qui devient l’unique point d’accès au paramétrage. Aucun réglage n’est directement accessible par l’utilisateur depuis le poste de réception, afin de garantir un fonctionnement maîtrisé et commun à tous les utilisateurs d’un poste.
Fonctionnalités à venir
Certaines fonctionnalités de la version actuelle ne sont pas encore disponibles dans cette nouvelle version. Elles seront intégrées progressivement dans les futures mises à jour d’Orion :
- Édition des informations sur le visiteur
- Recherche (avec récupération des visiteurs déjà traités et des rendez-vous annulés)
- Alerte lorsque le visiteur est arrivé
- Menu profil
- Clôture de l’entretien et appel en un clic
- Orientation vers un agent
- Fonctionnalité photobooth
- Accueil en visioconférence avec une borne
- Gestion de la pause
- Prise d’un rendez-vous depuis l’entretien
- Avertissement en cas de motif fermé, non desservi ou d’horaire dépassé
- Rendez-vous et ticket en visioconférence
- Traitements simultanés sur plusieurs sites
- Affichage des informations d’attente pour chaque visiteur
- Recherche avancée
- Supervision des files
- Gestion de l’identification d’arrivée à un évènement et identification d’un rendez-vous par scan d’un QR code
Choix du poste
Lors de la connexion, les postes et sites proposés dépendent directement des droits attribués à l’utilisateur.
Il est possible de reprendre un poste déjà utilisé et de le déconnecter sans action supplémentaire : les postes déjà connectés sont affichés en rouge, comme dans la version actuelle.
Il est également possible d’accéder directement à un poste via une URL; en ajoutant le paramètre : &res=<code du poste>
Écran principal
Boutons globaux
- + Nouveau : permet de passer en entretien avec un nouveau visiteur.
- >Suivant : appelle le prochain visiteur selon la règle d’appel.
Liste des rendez-vous prévus
L’écran principal affiche la liste des rendez-vous programmés, comprenant les informations suivantes :
- Heure du rendez-vous
- Pictogramme d’état indiquant le niveau de retard ainsi que le temps de retard
- Mode de réception
- Informations d’identification du visiteur : nom, prénom, identifiant éventuel
- Motif(s) du rendez-vous
- Date de naissance
- Champs personnalisés
- Utilisateur concerné par le rendez-vous
Cette liste s’affiche selon les nouveaux réglages possibles dans le module Administration.
Actions sur les rendez-vous prévus
Les actions suivantes sont disponibles :
- Indiquer l’arrivée du rendez-vous
- Recevoir le rendez-vous
- Signaler que le rendez-vous ne s’est pas présenté (si un retard est constaté = non honoré visiteur; si aucun retard = annulé organisme)
Liste des visiteurs en attente
L’interface présente également la liste des visiteurs actuellement en attente, avec les éléments suivants :
- Temps d’attente ou pictogramme dédié si le visiteur est en pause
- Mode de réception
- Type de ticket
- Numéro de ticket
- Mode d’identification
- Informations d’identification du visiteur : nom, prénom, identifiant éventuel
- Motif(s) de visite à traiter
- Date de naissance
- Champs personnalisés
- Utilisateur demandé, lorsqu’applicable.
Comme pour les rendez-vous, cette fiche s’affiche selon les réglages définis dans le module Administration.
Actions sur les visiteurs en attente
Les actions suivantes sont disponibles sur les éléments sélectionnés dans la liste, selon les autorisations définies pour le poste :
- Appeler un visiteur sélectionné
- Recevoir un visiteur sélectionné
Note : en cas d’orientation du visiteur, l’impression de ticket n’est pour l’instant compatible qu’avec les imprimantes ESII dans cette version.
Écran d’entretien
Boutons d’actions
La nouvelle version du module met à disposition les boutons d’actions suivants pendant l’entretien :
- Arrêter l’appel
- Effectuer un rappel
- Indiquer que le visiteur n’est pas venu
- Démarrer une visioconférence (uniquement avec Teams pour l’instant)
Saisie des motifs
Les motifs sont désormais présentés en deux sections distinctes :
- Traitement : regroupe les motifs que le poste ou l’utilisateur est habilité à gérer.
- Orientation : rassemble les motifs qui ne relèvent pas des compétences de traitement du poste ou de l’utilisateur.
Dans chacune de ces sections, les motifs sont triés selon l’ordre défini dans le module Administration. À défaut de configuration spécifique, ils sont classés par ordre alphabétique.
La case « Traité » est automatiquement cochée pour les motifs relevant du poste ou de l’agent. Celui-ci peut toutefois la cocher ou décocher à tout moment.
Un bouton unique permet de :
- Clôturer l’entretien si tous les motifs sont marqués comme « traités ».
- Orienter le visiteur si au moins un motif reste non traité.
Visualisation des informations
La nouvelle interface permet d’accéder à un ensemble d’informations utiles durant l’entretien.
Informations liées à la visite :
- Informations principales : mode de réception, type de ticket, numéro de ticket.
- Informations secondaires : heure d’arrivée, temps de retard, mode d’identification.
- Motifs déjà traités lors d’entretiens précédents, affichés en lecture seule.
- Informations sur le visiteur (non modifiables pour l’instant).
- Détails lorsqu’il s’agit d’un rendez-vous : heure du rendez-vous, état pré-réception, poste et utilisateur concernés.
Champs éditables selon les droits
- Consultation et modification des champs personnalisés non personnels.
- Possibilité de modifier, selon les options activées sur le site :
– la langue,
– la situation de handicap/priorité,
– le commentaire interne.
Autres éléments visibles
- Temps passé en entretien
- Informations visiteurs : consultables, mais la modification depuis l’écran d’entretien n’est pas encore disponible.
Autres points
- Le mode visualisation a été supprimé.
- La connexion socket devient obligatoire pour utiliser cette évolution du module.
- L’interface respecte les normes d’accessibilité RGAA et WCAG.